อยากประกอบธุรกิจต้องรู้! ยื่นรับรองมาตรฐาน ISO คืออะไร?

        ผู้ประกอบการไฟแรงหลายคนอาจกำลังวางแผนสร้างอาณาจักรธุรกิจ แต่รู้ไหมว่าเมื่อเริ่มตั้งบริษัทขึ้นมาแล้วจริง ๆ ยังมีอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญ คือการยืนเรื่องรับรองมาตรฐาน ISO ใครที่ไม่รู้ว่าคืออะไร เรามีคำตอบ

ทำความรู้จักกับ ISO มาตรฐานนี้คืออะไร?

        ISO คือตัวย่อที่มาจาก International Organization for Standardization เป็นองค์กรระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่ประเทศสวิตเซอร์แลนด์ ISO ก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2490 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาและเผยแพร่มาตรฐานสากล ซึ่งมาตรฐานเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ องค์กร และผู้บริโภคทั่วโลก

มาตรฐาน ISO เกี่ยวกับการจัดการเอกสาร

        จริง ๆ แล้วมาตรฐาน ISO คือมาตรฐานที่รับรองระดับสากล ช่วยทำให้องค์กรและอุตสาหกรรมมีมาตรฐานและคุณภาพ แต่โดยพื้นฐานขององค์กรทั่วไปมักจะยื่นรับรองการบริหารและการจัดการเอกสาร โดย ISO ที่เกี่ยวกับการจัดการเอกสารมีด้วยกันหลายมาตรฐาน เช่น

• ISO 9001:2015 ระบบการจัดการคุณภาพ
• ISO 14001:2015 ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
• ISO 27001:2013 ระบบการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล

        โดยมาตรฐาน ISO เหล่านี้ก็คือกำหนดข้อกำหนดและแนวทางปฏิบัติสำหรับการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และลดความเสี่ยงทางธุรกิจ

โซลูชันเอกสารดิจิทัล ตัวช่วยให้ผ่าน ISO

        ในปัจจุบัน เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ องค์กรต่าง ๆ หันมาใช้โซลูชันเอกสารดิจิทัลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดต้นทุนค่าใช้จ่าย ซึ่งโซลูชันเอกสารดิจิทัลก็สามารถช่วยองค์กรในการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO ได้อีกด้วย

คุณสมบัติของโซลูชันเอกสารดิจิทัลที่ดี

        แน่นอนว่าโซลูชันที่หมายถึง ย่อมเป็นเครื่องมือที่จะมาช่วยยกระดับระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร พร้อมเปลี่ยนแปลงจากระบบแมนนวลอย่างการใช้ทรัพยากรมนุษย์ที่มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้จากข้อจำกัดทางด้านร่างกาย ตลอดจนความเสียหายที่อาจเกิดได้จากหลาย ๆ ปัจจัยได้อย่างอยู่หมัด

        เพราะเป็นโซลูชันเอกสารดิจิทัลถือเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับไฟล์เอกสาร และจัดหมวดหมู่ให้หาได้ง่ายขึ้นโดยเฉพาะ ซึ่งคุณสมบัติที่ดีที่จะบ่งบอกว่านี่คือระบบโซลูชันเอกสารดิจิทัลที่ตอบโจทย์มาตรฐา ISO จะมีดังนี้

          ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
          ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงและค้นหาเอกสารได้ง่าย
          ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมความปลอดภัยของเอกสาร

ประโยชน์ของโซลูชันเอกสารดิจิทัลที่สามารถช่วยองค์กรในการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO

          ช่วยองค์กรในการจัดทำเอกสารและบันทึกข้อมูลอย่างครบถ้วนและถูกต้อง
          ช่วยองค์กรในการติดตามและตรวจสอบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
          ช่วยองค์กรในการป้องกันการสูญหายหรือเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต

        มาตรฐาน ISO คือไม้บรรทัดที่มีความสำคัญต่อธุรกิจทุกขนาด การมีมาตรฐาน ISO จะช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า คู่ค้า และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจเติบโตและประสบความสำเร็จได้ โซลูชันเอกสารดิจิทัลเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO ได้อย่างมีประสิทธิภาพ